Hausmeister- und Reinigungskosten. In der Abrechnung richtig unterscheiden.

Zuerst die Vereinbarung, dann die Rechnung

Bei vermietetem Wohnraum beginnt die Prüfung mit dem Mietvertrag. Nach § 556 Absatz 1 BGB können die Vertragsparteien vereinbaren, dass der Mieter Betriebskosten trägt. Eine Handwerker- oder Dienstleisterrechnung allein beantwortet daher noch nicht, ob ein Betrag auf einen bestimmten Mieter umgelegt werden darf. Lesen Sie zunächst die Vereinbarung über Betriebskosten und klären Sie, auf welchen Abrechnungszeitraum sich die Leistung bezieht.

Legen Sie für die Vorbereitung Mietvertrag, Auftrag und Rechnung nebeneinander. Stimmen Objekt, Zeitraum und Leistungsbeschreibung überein? Ist erkennbar, welche Flächen gereinigt wurden? Trennen Sie die Frage nach dem erteilten Auftrag von der rechtlichen Prüfung der Umlage. Bei unklaren Vertragsklauseln oder strittigen Kosten hilft eine qualifizierte Prüfung des Einzelfalls.

Quelle: § 556 BGB

Gemeinschaftsflächen konkret benennen

§ 2 Nummer 9 BetrKV nennt die Kosten der Gebäudereinigung. Dazu zählt die Säuberung gemeinsam genutzter Gebäudeteile, etwa von Zugängen, Treppen, Fluren, Kellern oder dem Aufzug. Diese Einordnung ist ein Ausgangspunkt; sie ersetzt weder die vertragliche Grundlage noch die Prüfung der tatsächlich abgerechneten Arbeit.

Für eine klare Leistungsbeschreibung ist „Treppenhausreinigung“ oft genauer als „Service am Objekt“. Noch hilfreicher ist eine Aufzählung der vereinbarten Bereiche: Treppenstufen, Podeste, Handläufe und Eingangsbereich. Fenster oder weitere Gemeinschaftsräume sollten gesondert erkennbar sein, wenn sie zum Auftrag gehören. Eine Wohnung nach einem Auszug zu reinigen ist etwas anderes als gemeinsam genutzte Flächen regelmäßig zu säubern. Fassen Sie beides deshalb nicht ohne weitere Prüfung unter derselben Position zusammen.

Quelle: § 2 BetrKV

Hausmeister ist eine Rolle, keine einheitliche Kostenart

Die BetrKV verwendet in § 2 Nummer 14 den Begriff Hauswart. Erfasst werden bestimmte Vergütungen und Arbeitgeberleistungen für seine Arbeit. Ausgenommen sind dort ausdrücklich Tätigkeiten der Instandhaltung, Instandsetzung, Erneuerung, Schönheitsreparaturen und Hausverwaltung. Der Name „Hausmeisterservice“ auf einer Rechnung macht somit nicht automatisch jede enthaltene Aufgabe zu Betriebskosten.

Ein anschauliches Beispiel: Eine Person kontrolliert Gemeinschaftsflächen, reinigt den Eingang und befestigt anschließend ein loses Bauteil. Für die weitere Bearbeitung sollten diese Tätigkeiten voneinander unterscheidbar sein. Beschreiben Sie im Auftrag, was regelmäßig vorgesehen ist und welche Arbeiten zusätzlich beauftragt werden. Bei einem umfangreichen Paket ist eine nachvollziehbare Aufschlüsselung hilfreicher als eine einzige unspezifische Sammelposition.

Quelle: § 2 BetrKV

Reparatur und Verwaltung getrennt betrachten

§ 1 Absatz 1 BetrKV beschreibt Betriebskosten als laufend entstehende Kosten aus dem Eigentum oder dem bestimmungsmäßigen Gebrauch des Grundstücks und Gebäudes. Absatz 2 nimmt Verwaltungskosten sowie Instandhaltungs- und Instandsetzungskosten aus. Es kommt auf den Zweck der Arbeit an: Wird das Objekt laufend versorgt oder ein durch Nutzung, Alterung oder Witterung entstandener Mangel beseitigt?

Notieren Sie bei einer zusätzlichen Arbeit möglichst konkret den Anlass. „Türschließer eingestellt, weil die Haustür nicht richtig schloss“ ist für die spätere Einordnung aussagekräftiger als „Hausmeistereinsatz“. Gleiches gilt für Ausbesserungen und sonstige Reparaturen. Eine getrennte Rechnungsposition verbessert die Übersicht, ist aber keine rechtliche Bestätigung der Umlagefähigkeit. Lassen Sie schwierige Abgrenzungen anhand der tatsächlichen Tätigkeit und der zugehörigen Unterlagen beurteilen.

Quelle: § 1 BetrKV

Dieselbe Arbeitsleistung nicht doppelt erfassen

§ 2 Nummer 14 BetrKV enthält eine besondere Abgrenzung: Soweit der Hauswart Arbeiten ausführt, dürfen die entsprechenden Arbeitskosten der Nummern 2 bis 10 und 16 nicht zusätzlich angesetzt werden. Das betrifft beispielsweise eine bereits durch den Hauswart erledigte Gebäudereinigung. Prüfen Sie daher nicht nur einzelne Rechnungen, sondern auch das Zusammenspiel verschiedener Aufträge.

Praktisch hilft eine einfache Zuordnung: Wer erledigt welche Aufgabe, für welches Objekt und in welchem Zeitraum? Wird eine Reinigung zeitweise von einem anderen Betrieb übernommen, sollten Sie den betroffenen Zeitraum erkennen können. Achten Sie bei einem Anbieterwechsel besonders auf Überschneidungen. Unterschiedliche Rechnungsüberschriften sind kein Beleg dafür, dass auch unterschiedliche Arbeiten ausgeführt wurden.

Quelle: § 2 BetrKV

Aufträge so beschreiben, dass Rückfragen beantwortbar bleiben

Eine verständliche Ablage beginnt schon vor der ersten Rechnung. Sammeln Sie die vereinbarte Aufgabenliste, spätere Ergänzungen und die zugehörigen Rechnungen am selben Ort. Bei mehreren Häusern empfiehlt sich eine eindeutige Objektbezeichnung. So lässt sich ein Auftrag später wiederfinden, ohne auf die Erinnerung einzelner Personen angewiesen zu sein.

Hilfreich sind insbesondere der Leistungszeitraum, die betroffenen Flächen und ein Hinweis darauf, ob es sich um laufende Reinigung oder eine zusätzliche Arbeit handelt. Das ist eine praktische Organisationshilfe, keine allgemeine Vorgabe für ein bestimmtes Nachweissystem. Bei CleanUp sind getrennte Rechnungspositionen auf Wunsch möglich. Fotos nach einem Einsatz erhalten Sie auf Wunsch per WhatsApp oder E-Mail; ein Foto ersetzt die Beschreibung der vereinbarten Leistung nicht.

Umfang und Wirtschaftlichkeit zusammen prüfen

Bei der jährlichen Abrechnung von Betriebskostenvorauszahlungen ist nach § 556 Absatz 3 BGB der Grundsatz der Wirtschaftlichkeit zu beachten. Absatz 4 regelt außerdem die Einsicht in die Belege auf Verlangen des Mieters. Für die Vorbereitung ist deshalb ein verständlicher Zusammenhang zwischen Auftrag, ausgeführter Leistung und Rechnung sinnvoll.

Vergleichen Sie Angebote anhand derselben Aufgaben. Enthält eines nur Böden und das andere auch Handläufe, Eingangstüren und Kellerflure, sagen die Gesamtsummen allein wenig aus. Berücksichtigen Sie auch Turnus, Zustand, Zugang und Zusatzleistungen. Dokumentieren Sie für sich, welche Anforderungen Ihr Objekt hat. Daraus ergibt sich keine pauschale Aussage darüber, welcher Preis rechtlich angemessen ist; es entsteht eine bessere Grundlage für eine sachliche Entscheidung.

Quelle: § 556 BGB

Eine kurze Prüfung vor der Weiterverarbeitung

Bevor Sie Unterlagen für die Abrechnung weitergeben, gehen Sie sie einmal aus Sicht einer Person durch, die das Objekt nicht kennt. Kann sie nachvollziehen, wofür die Kosten entstanden sind? Fehlende Angaben lassen sich unmittelbar nach einem Einsatz meist leichter ergänzen als Monate später. Prüfen Sie besonders gemischte Aufträge mit Reinigung und Reparaturen.

Die folgende Liste dient der Vorbereitung. Die Entscheidung über Umlage, Verteilung und konkrete Abrechnung bleibt eine gesonderte Prüfung. Für die Planung der Reinigung klären wir den genauen Umfang bei der kostenlosen Besichtigung.

• Objekt und Leistungszeitraum eindeutig zugeordnet.
• Vereinbarte Bereiche und Zusatzarbeiten erkennbar beschrieben.
• Reinigung, Reparaturen und Verwaltung getrennt betrachtet.
• Überschneidungen mit anderen Dienstleistern geprüft.
• Offene Fragen vor der Abrechnung fachlich geklärt.